Razlika med sekretarjem in receptorjem

Ključna razlika - tajnik proti receptorju
 

Sekretar in recepcionist sta dve pomembni funkciji v kateri koli organizaciji, med katerimi je mogoče poudariti nekatere razlike. Ti dve objavi imata različne vloge, funkcije in dolžnosti, ki jih opravljajo v nasprotju s splošno napačno predstavo, da gre za eno in isto delovno mesto. Medtem ko je tajnik bolj osebni asistent ali administrativni asistent, je receptor prva oseba, ki jo sreča, ko vstopi v organizacijo. Poglejmo razliko med funkcijami sekretarja in receptorja.

Kdo je sekretar?

Po angleškem slovarju Oxford, sekretar je upravni uradnik v organizaciji, ki je zaposlen za pisanje pisem, vodenje evidence itd. Funkcije tajnika se razlikujejo glede na velikost organizacije. Ker bo v majhnem podjetju morda morala opravljati dvojne naloge receptorke in tajnice, v velikih organizacijah je oseba, ki organizira urnik svojega šefa, sprejema in odgovarja na vsa sporočila, naroči zaloge, načrtuje sestanke s šefom, vpisuje pomembna pisma in tako naprej.

Sekretar mora imeti srednjo šolo ali enakovredno diplomo in mora imeti hitro pisanje. Mnoga podjetja raje najamejo osebe, ki imajo dodatno potrdilo o znanju tajniške ravni. Zdaj pa preidimo na razumevanje vlog receptorja, da dobimo jasno predstavo o razliki med tema dvema.

Kdo je receptor?

Na recepciji je običajno potrebno, da pozdravi ljudi na recepciji in jih usmeri v različne oddelke, odvisno od njihovih potreb. Je tudi oseba, ki se mora udeležiti dohodnih klicev in odgovarjati na poizvedbe ter poslušati pritožbe. Ljudje, ki želijo srečati pomembno osebo v organizaciji, se morajo srečati s to osebo, da dobijo datum in čas srečanja.

Ko pokličete katerokoli družbo, je glas, ki ga običajno slišite, receptor. Recepcionar se mora udeležiti vseh obiskovalcev in mora imeti prijetno osebnost, pomoč pri poslu in ljubek glas, da jih navduši. Imeti mora telefonsko etiketo, tako da se z največjo možno učinkovitostjo udeležuje vseh poslovnih poizvedb in priložnostne poizvedbe pretvori v prave stranke.

Takrat je jasno, da obstajajo velike razlike v vlogah, odgovornostih in funkcijah sekretarja in receptorja.

Kakšna je razlika med sekretarjem in receptorjem?

Opredelitve sekretarja in recepcije:

Sekretar: Upravni uradnik v organizaciji, ki je zaposlen za pisanje pisem, vodenje evidenc itd.

Recepcionar: Oseba, ki pozdravlja in se ukvarja z obiskovalci pisarne.

Značilnosti sekretarja in recepcije:

Dolžnosti:

Sekretar: Tajnica organizira urnik svojega šefa, sprejema in odgovarja na vsa sporočila, naroča zaloge, načrtuje sestanke s šefom, napiše pomembna pisma itd..

Recepcionar: Recepcija pozdravi ljudi na recepciji in jih usmeri v različne oddelke, odvisno od njihovih potreb. Prav tako se mora udeležiti dohodnih klicev in odgovarjati na poizvedbe ter prisluhniti pritožbam.

Zahteve:

Sekretar: Potrdilo o tajniških spretnostih je potrebno.

Recepcionar: Posebna veščina ni potrebna; vendar mora posameznik imeti prijetno osebnost, odnos do pomoči in prijeten glas. Pri svojem delu bi morala biti tudi učinkovita.

Vljudnost slik:

1. 32B zakladnik sekretarja [javna domena], prek Wikimedia Commons

2. "Recepcionisti" Evana Bencha iz parisa, Francija - recepcija. [CC BY 2.0] prek Wikimedia Commons