Razlika med sekretarjem in receptorjem

Tajnik proti recepcionistki

Tajnika in receptorja pogosto najdemo v istem podjetju ali poslovnem okolju. Številni ljudje mislijo, da sta tajnica in receptorka enaka, saj sta oba na upravnih položajih, ki jih običajno označujemo kot pisarniško delo, ki se ukvarja s pisarniškimi nalogami. Vendar pa obstaja veliko razlik med obema naslovoma.

Naloge, ki jih imata skupna tajnica in receptor, pogosto vključujejo klerikalne naloge tipkanja, odgovarjanja na telefone in arhiviranja. Tajnica stori več kot to. Sekretar je osebni asistent ali pomočnik vodje oddelka ali visokega uradnika v pisarni. Delo vključuje organizacijo in načrtovanje dnevnikov, itinerarjev, sestankov, urnikov in sestankov določenega uradnika. Sekretar deluje neposredno pod določenim nadrejenim ali pisarniškim osebjem. Tudi sekretarji poznajo pisarniško rutino in takojšnje potrebe nadrejenih. Pogosto opravljajo dodatne naloge in odgovornosti za pisarno ali njihove šefe.

Ker tajnica sodeluje v tesnem stiku z nadrejenim, lahko od nadrejenega zahtevajo tudi posebna ali osebna opravila. Prav tako lahko oblikujejo zvestobo svojim šefom, njihovi šefi pa jim lahko zaupajo neprofesionalne zadeve. Da bi svojim šefom pomagali bolj učinkovito in bili bolj dostopni, imajo sekretarji svoje mize pogosto v bližini pisarniške pisarne ali pisarne. Za tajnika se pogosto zahteva, da je srednješolski ali visokošolski diplomant. Pogosto se usposabljajo na specializiranih tečajih, da se spopadejo s svojimi nalogami in odgovornostmi.

Druga oseba, ki dela za mizo, je receptorka. Recepcionar je običajno prva oseba, s katero se sreča obiskovalec ali stranka. Recepcionarna miza se pogosto nahaja v čakalnici, glavnem preddverju ali vhodu v zgradbo ali prostor podjetja. Za delo je potrebno pozdraviti ljudi in jih pozdraviti ali jih usmeriti do njihovih ciljev v stavbi. Recepcionar služi tudi kot informacijska kabina, kjer se lahko ljudje pozanimajo o podjetju ali ljudeh, ki delajo v stavbi.

Za razliko od tajnice recepcionarka dela za celotno zgradbo ali pisarno in ne za določenega nadrejenega. Njihove naloge so pogosto splošne in majhne odgovornosti. Glede na zahtevo za delo so odgovorni tudi za območje ali prostor, ki ga zasedajo. Ker se recepcionar nahaja na bolj javni površini kot v pisarni, so večinoma v stiku z zunanjimi sodelavci in pogosto morajo imeti prijetno osebnost. Recepcionisti so pogosto diplomanti srednje šole ali visokih šol, odvisno od kvalifikacije, ki jo potrebuje podjetje.

Povzetek:

1. Sekretarji in recepcionarji imajo veliko podobnosti, kot so opravljanje klerikalnih opravil, bivanje in delo za pisalno mizo, tipkanje ali sprejemanje telefonov. Vendar pa dodatne naloge med tajniki in receptorji razlikujejo oba naziva delovnih mest.

2. Sekretar ima v primerjavi s receptorjem več dodatnih in zapletenih nalog.

3. Sekretar je usposobljen za pomoč svojim šefom v zvezi s pisarniškimi dejavnostmi, kot so sestanki, sestanki in urniki.

4. Delajo tudi za določeno pisarno ali šefa in so seznanjeni z pisarniško rutino in okoljem. Dolžnosti
sekretarji so večji in številčnejši, odvisno od nadrejenega ali šefa.
5. Nasprotno, recepcionisti imajo lahko manjše odgovornosti, kot so pozdrav in dobrodošlico, odgovarjanje na vprašanja ali usmerjanje obiskovalcev ali strank v določeno pisarno.

6. Sekretarji so dodeljeni določeni pisarni ali šefu. Pogosto so v neposredni bližini s šefom, da se seznanijo z njihovimi potrebami. Tudi nekateri sekretarji so zvesti in počnejo nekaj osebnih stvari za svojega šefa in imajo dober odnos zunaj pisarne s šefom. Recepcionarka medtem sedi v glavnem čakalnici pisarne in nima neposrednega nadrejenega. Recepcionisti so najpogosteje v stiku s tujci in obiskovalci.