V večini držav, tudi v ZDA, morajo delodajalci zaposlenim plačevati mesečno, polmesečno, dvotedensko ali tedensko. Med ustvarjanjem plačilnih listov je ena ključnih odločitev pogostost plačil. Ta odločitev bo imela posledice za zaposlene in vaše računovodske in finančne službe.
Dvotedenska plačila so zaposleni prejeti plačo po vsakih dva tedna ali v enakovredni vrednosti 26-krat na leto.
Ob polmesečnih plačilih zaposleni prejme plačo, ki jo zaposleni plača 24-krat v letu.
V pristopu za plačilo dvotedenskega plačila zaposleni prejmejo plačilo po vsaki dva tedna. To je običajno na določen dan v tednu. Pri tem pristopu bodo prejeli 3 plače v dveh mesecih leta in dve plači v preostalih mesecih.
Ena največjih pomanjkljivosti tega plačilnega sistema je, da ne sovpada s koledarjem, kar lahko privede do velikih zmede v računovodskih in finančnih oddelkih..
Dvotedenski pristop povzroči veliko uničenje proračunom in analizi stroškov podjetij. Razlog za to je, da ima leto 52 tednov in vsi niso dobro razdeljeni v 12 mesecih. Nekateri meseci bodo imeli tri plače, drugi pa dva. Ta pristop je veliko bolj zapleten kot mesečna plača.
Pri tem pristopu zaposleni prejemajo plačila dvakrat mesečno. To se naredi šele 15. dan in zadnji dan v mesecu. V tem sistemu so plačila redkejša v primerjavi z dvotedenskim. To je zato, ker se v enem letu opravi samo štiriindvajset plačil. Vendar večina podjetij zagotavlja, da bo plača ostala ne glede na kateri koli pristop.
Na primer, če podjetje X najame višjega direktorja in plača 60.000 dolarjev na leto. Pri dvotedenskem pristopu bo zaposlenemu plačano 60.000 USD / 26 = 2.307 USD, pri polmesečnem pristopu pa istemu zaposlenemu 60.000 USD / 24 = 2.500 USD.
Pri dvotedenskem pristopu se zaposleni plača po vsaki štirinajst tednih, medtem ko se v polmesečnem pristopu plačila izvajajo dvakrat na mesec, to je lahko 15. in zadnji mesec v mesecu.
Zaposleni imajo raje dvodnevni plačilni sistem, saj je veliko lažje določiti datume plačila, saj so dnevi v tednu običajno navedeni npr. Petek. Plačilne dni je zelo težko določiti v polmesečnem pristopu, saj se dan v tednu spreminja, saj je 15. in zadnji dan v mesecu. Za tabelarstvo se boste morda morali usesti za koledar.
Zaposleni raje polmesečni sistem, saj je veliko lažje narediti analizo stroškov in mesečno oblikovanje proračuna. To je zato, ker plačila na mesec ostanejo stalna. Zapleteno je narediti analizo stroškov in oblikovanje proračuna za dvotedenska izplačila, saj bodo nekateri meseci imeli tri plačilne datume.
Obdelava plač se razlikuje po tem, da zaposlenim, ki plačujejo polni delovni čas, plačajo 80 ur na vsak datum plačila. Po drugi strani pa polmesečni pristop zaposlenim nadomesti plačilo za 86,67 ure na vsak datum plačila. Delodajalec pride na uro za dvotedenski pristop z deljenjem 2.080 ur na 26 dni. Da delodajalec ob pol ure zjutraj prispe na ure, si 2080 ur deli na 24 dni.
Plačilna obdobja za dvotedenski pristop lahko znašajo 26 ali 27 plačilnih obdobij letno. To je zato, ker imajo nekateri leta 366 dni, drugi pa 365. Plačilne dobe v polmesečnem pristopu skupaj znašajo 24-krat, saj se plačila izvajajo samo dvakrat na mesec.
Obdelava plač v polmesečnem sistemu ni tako enostavna kot pri sistemu dvomesečja. V sistemu, ki je plačan dva ure na uro, se plačila izvedejo na število ur, ki jih je delavec delal v zadnjih 14 dneh. V polmesečnem sistemu zaposleni zagotavljajo koledar plač, ki vsebuje časovne kartice, ki jih je treba izpolniti in predložiti v vsakem obdobju. Ker imajo nekateri meseci 30, drugi pa 31 dni, bodo zaposleni v sistemu polmesečne urne plače pogosto prejemali plačila za različno število dni.