Podatki so najpomembnejša prednost vsake organizacije. Zato je treba zagotoviti, da so podatki veljavni in uporabni za vsako ceno. Validacija podatkov in preverjanje podatkov sta dva pomembna procesa zagotavljanja, da imajo podatki ti dve kvaliteti. Preverjanje podatkov zagotavlja, da so podatki čisti, pravilni in smiselni, medtem ko preverjanje podatkov zagotavlja, da so vse kopije podatkov enako dobre kot originalne. Tako oba postopka zagotavljata, da organizacija ne bo izgubila denarja zaradi nepričakovanih napak v podatkih.
Validacija podatkov se nanaša na zagotavljanje veljavnosti (čistih, pravilnih in uporabnih). Postopki potrjevanja podatkov uporabljajo pravila za potrjevanje podatkov (ali preverjanje rutin) za zagotovitev veljavnosti (večinoma pravilnosti in smiselnosti) podatkov. Zagotavlja tudi veljavnost vhodnih podatkov za ohranjanje varnosti sistema. Ta pravila se samodejno izvajajo s slovarji podatkov. Validacija podatkov se lahko izvede tudi z razglasitvijo pravil o integriteti podatkov ali postopkov, ki uveljavljajo poslovna pravila (zlasti v poslovnih aplikacijah). Ta poslovna pravila so običajno zajeta med prvotno analizo poslovnih zahtev, ki jo opravijo poslovni analitiki. Zelo pomembno je uveljaviti poslovna pravila na začetku postopka, saj napačno potrjeni podatki običajno negativno vplivajo na izvedbo poslovnega procesa.
Najenostavnejša oblika potrjevanja je preverjanje vnosa in se prepričajte, da so sestavljeni iz znakov iz »veljavnega« nabora. Na primer, postopek preverjanja veljavnosti aplikacije telefonskega imenika mora potrditi vhodne telefonske številke in se prepričati, da vsebujejo samo številke, plus / minus simbole in oklepaje (in nič drugega). Nekoliko naprednejši postopki potrjevanja bi lahko preverili tudi polje kode države in preverili, ali so zakonite kode države.
Preverjanje podatkov je postopek preverjanja kopije podatkov in se prepričajte, da je popolnoma enaka izvirni kopiji podatkov. Preverjanje podatkov je običajno potrebno, ko ste varnostno kopirali svoje podatke. Večina sodobne programske opreme za varnostno kopiranje ima vgrajeno funkcijo preverjanja. Tudi programska oprema za zapisovanje diskov omogoča preverjanje na koncu postopka zapisovanja. Če so podatki na zgorelem disku preverjeni, potem ste v redu. Če pa ne, morate disk vrgel in znova zažgati. Preverjanje podatkov je zelo pomemben postopek, saj se počutite varne, saj boste prepričani, da lahko dejansko uporabite varnostno kopirane podatke, če se originalni podatki izgubijo ali poškodujejo. Programska oprema za preverjanje običajno poskrbi, da je kopija berljiva in da se vsebina natančno ujema z izvirno vsebino. Torej, traja več časa kot enostavna varnostna kopija, vendar je vredna težav. Toda običajno velika podjetja izvajajo samodejno varnostno kopiranje ponoči, tako da podaljšanje časa zaradi postopka preverjanja ni resen problem.
Preverjanje podatkov se običajno izvaja na izvirni kopiji ali vhodih v sistem, medtem ko se preverjanje podatkov izvaja na kopijah (ali varnostnih kopijah) podatkov. Preverjanje veljavnosti vhodov je zelo hitro v primerjavi z dolgotrajnimi postopki preverjanja, ki se pojavijo po varnostni kopiji. Validacija se lahko uporablja za zaščito podatkov pred napakami, ki jih naredijo uporabniki, preverjanje pa se lahko uporabi za zaščito podatkov pred težavami, ki se pojavijo zaradi napak v sistemu.