Razlika med strukturo razčlenitve dela (WBS) in strukturo razčlenitve virov (RBS)

Struktura razčlenitve dela je pomemben rezultat za vsak projekt. Vodja projektov je s pomočjo WBS v dobrem položaju, da razvrsti delo, ki ga mora ekipa opraviti, v majhne odseke, ki jih je mogoče enostavno upravljati, medtem ko RBS velja za pomemben del učinkovitosti pri upravljanju projektov. Preko RBS lahko vodja projektov sestavi seznam virov, potrebnih za izvedbo določene naloge po hierarhičnem zaporedju.

Po čem se RBS razlikuje od WBS

WBS je vizualna predstavitev celotnega obsega dela, ki ga je treba opraviti, razčlenjena na manjše segmente, ki jih lahko razume vsak član projektne skupine. To je zato, ker pri vsaki stopnji dokončanja obstajajo opredelitve in podrobnosti, pomembne za to fazo. Nasprotno, RBS se lahko razdeli na geografske ali organizacijske vire. Nekatera druga orodja, ki so potrebna za pravilno in učinkovito RBS, vključujejo oceno virov, koledar virov in sezname dejavnosti.

Razlog za to je, ker boste morali pri upravljanju katerega koli projekta sodelovati z različnimi komponentami projekta in viri projekta, da lahko dokončate projekt. Dober primer so člani vaše projektne skupine.

Prepričati se morate, da so produktivni in strateško usmerjeni skozi projekt, ki ga izvajate.

V tem primeru je nekaj pomembnih smernic, ki vam bodo pomagale, da v primeru, da nameravate predstaviti učinkovit WBS, učinkovito:

• Projekt / končni rezultat je vedno na najvišji ravni
• Ni vam treba vedno definirati vseh elementov na isti ravni
• Delovne skupine ne smejo trajati več kot 10 dni
• Vsaka delovna skupina mora biti neodvisna
• V delovnih skupinah v celotni strukturi ne sme biti podvajanja

Sledi preprost prikaz segmenta WBS za gradnjo hiše:

Gradnja hiše

                                              Fundacija                     Notranjost Zunanjost

Dokončanje                         24% 45% 30%

Proračun                               50.000 $ 86.000 $ 72.000

Prikazuje različne dele projekta, ki jih je treba izvesti, in ponuja več informacij o proračunu, ki jim je potreben, in stopnji dokončanosti.

WBS je torej zemljevid / oris določenega projekta. Glavni projekt je ključ, ki ga je mogoče objaviti v WBS, od tam pa je razdeljen na manjše podkategorije, od katerih ima vsaka posebnost, kako se bodo izvajali.

Če govorite o RBS, morate vedeti, da deluje z nekaterimi pomembnimi orodji. Vodje projektov so naloženi, da z uporabo teh orodij uporabljajo ali izvajajo učinkovit RBS. To so:

• Seznam dejavnosti

To je seznam vseh dejavnosti, ki so ključne za dokončanje projekta. Vodja projektov ne potrebuje le seznama, tudi o teh seznamih morajo dobiti čim več informacij. Te informacije bodo vključevale tudi vire, ki jih vsebujejo navedene dejavnosti.

• Ocena virov

Za vsako dejavnost, ki se izvaja na produktiven, učinkovit in kar je še pomembneje, stroškovno učinkovit način, mora vodja projekta oceniti obseg, vrsto in raznolikost potrebnih virov..

Če so te ocene poševne, je doseganje ciljev projekta morda nemogoče ali projekt kot celota morda ne bo uspel.

• Koledar virov

Koledar virov govori o razpoložljivosti virov skozi čas. Vodja projekta bo potreboval seznam vseh virov, ki so potrebni za dokončanje projekta.

Ti viri morajo biti navedeni tudi na podlagi njihove dolgoročne razpoložljivosti. Te informacije so pomembne za vodjo projekta, da ugotovi, ali bodo potrebna sredstva na voljo v določenem času, zato projekt ne bo zastajal.

Trenutno je RBS vedno bolj pomemben, saj ga programska oprema za upravljanje projektov vključuje v svojo strukturo. Če uporabljate kateri koli program za upravljanje projektov, se lahko prijavite in preverite razpoložljivost potrebnih virov in še pomembneje, kako so razvrščeni.

To na splošno pomaga organizaciji v smislu, da so vodje projektov sposobni videti veliko podrobnosti iz preproste baze podatkov o vseh uporabljenih virih.

Pomen WBS proti osredotočenosti RBS

Vodja projekta in projektna skupina imata več ključnih prednosti, ki jih prinaša WBS, razen organizacije in določitve dela, potrebnega za dokončanje projekta. Preko WBS je lažje dodeliti proračun najvišjim nivojem strukture. Ko je to opravljeno, se lahko proračuni za vsak oddelek oblikujejo glede na razčlenitev v WBS.

Ocene stroškov in časa so običajno podane za vsak razdelek WBS. S tem je lažje sestaviti časovni razpored in ustrezen proračun za celoten projekt.

Preko WBS je tudi lažje spremljati uspešnost posameznih projektnih sektorjev. Vodja projekta je v stanju, da pove stroške izvedbe projekta, opredeli problematična področja in še pomembneje ključna vprašanja pri organizaciji projekta. Nasprotno je pri RBS ključen poudarek na hierarhičnem seznamu virov. Naštejte vse vire, ne glede na to, ali so pomembni ali se vam zdijo odvečni. Vsaka raven projekta bo potrebovala določeno število virov. Te je treba navesti glede na njihov pomen za dokončanje vsake stopnje in končno celoten projekt.

Navedeni viri se nato razdelijo na manjše kategorije glede vrste virov, ki so v pomoč vodji projekta pri razvrstitvi. Razvrstitev bo dejansko nadaljevala v različne podskupine, dokler vsaka vrsta virov ne bo združena v eno samo enoto, ki jo je lažje prepoznati in upravljati.

Prednosti WBS v primerjavi z RBS

Ena od prednosti WBS je, da pomaga vodji projektov določiti morebitna tveganja, ki bi jih lahko imel projekt. Če obstaja katera veja projekta, ki ni bila jasno opredeljena, postane področje tveganja, ki ga je treba obravnavati. Takšna tveganja naj bi se spremljala pravilno in skrbel pregled, ko bo projekt nadaljevan.

V primeru, da se zdi, da projekt zaostaja, je vodja projekta lažje napotiti na WBS in določiti področja, ki se spopadajo, ter sprejeti ustrezno odločitev, da bo stvari spremenil. Nasprotno pa je neposredna korist RBS, zlasti razdelitev virov na podskupine, olajšanje dela centrov za upravljanje. Nadzor postane veliko lažji in v procesu se prihrani veliko časa.

Nadzorniki lahko spremljajo vsako skupino virov, ko nadaljujejo s projektom. Nekatere stopnje projekta je lažje pospešiti, ne da bi se pri tem zanašali na druge, če smo si zagotovili ustrezne vire za njihovo dokončanje. Zato je mogoče nekatere projekte zlahka zaključiti pred določenim rokom, zlasti če dokončanje različnih ravni projekta ni soodvisno.

Z dobrim načrtom RBS je tudi vodstvo v dobrem položaju, da dobi dobro sliko o skupnem številu virov, ki so na voljo za vsako od sodelujočih skupin. Razen razumevanja razpoložljivih virov lahko upravljajo tudi z načinom uporabe virov.

Če primerjamo zgornje informacije, je priporočljivo, da barvam dodelite različne pododdelke v WBS. To je pomembno, da dobimo toplotno karto napredka celotnega projekta. Prav tako bo olajšala pozornost vodstva na celotnih projektnih področjih in na tistih, ki se širijo.

Z ustreznim ravnanjem z WBS je dober način za povečanje produktivnosti ekip, ki delajo na projektu, in pravočasno si oglejte projekt. Vodja projekta lahko prepozna potrebne spretnosti, da jim omogoči pravočasno dokončanje projekta, vendar ko gre za RBS, moramo razumeti njegove vrste. Običajna vrsta RBS je organizacijska RBS. Že vzpostavljeni hierarhični organizacijski sistemi pomagajo pri ustvarjanju tega RBS. Sredstva v organizacijskem RBS se običajno razporedijo glede na potrebe vsakega organizacijskega oddelka in delovne skupine. To so kategorije, ki jih je organizacija dejansko določila in postavila.

Geografski RBS je v večini primerov nekonvencionalen. Glavna skrb geografskega RBS je porazdelitev in / ali lokacija zadevnih virov in kako se razporedijo na različne lokacije, odvisno od potreb organizacije.

Povzetek

Za zaključek sta tako WBS kot RBS ključna za uspešen zaključek projekta in učinkovitost ustreznih projektnih skupin. Sledijo ključne točke, ki opredeljujejo katero koli strukturo.

Struktura razčlenitve dela	Struktura razčlenitve virov
o delo razvrstite v kategorije	o Združi vire v kategorije
o Pomaga pri nadzoru napredka projekta	o Pomaga pri nadzoru nad porabo virov
o Projektne skupine morajo biti neodvisne	o Skupine virov so lahko odvisne druga od druge
o Poudarek na časovni premici projekta	o Poudarek na dodelitvi sredstev