Razlike med sistemom upravljanja človeških virov in informacijskim sistemom o človeških virih

Kadrovska služba katere koli organizacije ne gre le za učinkovito izvajanje zaposlovanja ali odpuščanje zaposlenih za mala in srednja podjetja. Obravnava tudi kritična vprašanja glede upravljanja s človeškimi viri in informacijskim sistemom, saj vsak od teh ključnih procesov bistveno prispeva k rasti poslovanja in bogastvu svojih delničarjev. Čeprav se sistem za upravljanje s človeškimi viri (HRMS) in informacijski sistem za človeške vire (HRIS) štejeta za enaka, je med tema dvema izrazoma precejšnja razlika. HRMS je celoten paket, ki ga organizacije uporabljajo za upravljanje in spremljanje informacij o svojih zaposlenih; ker je HRIS sistem zbirk podatkov ali vrsta podatkovnih baz, ki so medsebojno povezane in se uporabljajo za sledenje podatkov zaposlenih. HRMS je primerjalno bolj podroben kot HRIS.

Obstajajo tri glavne značilnosti HRMS: upravljanje s človeškim kapitalom, izplačilo plač ter upravljanje s časom in delom (TLM). Ker so glavne značilnosti HRIS-a temeljni človeški viri, zaposlitveni ali sledilni sistem, obvladovanje odsotnosti, usposabljanje in razvoj, uprava nadomestil, upravljanje nadomestil, potek dela in poročanje.

Sistem upravljanja s človeškimi viri

Sistem za upravljanje človeških virov se večinoma uporablja za sledenje uspešnosti zaposlenih v podjetju, njihovih potreb po usposabljanju in odhodih. Uporablja se tudi za predvidevanje potreb zaposlenih po prihodnjem zaposlovanju. Ta sistem lahko jemljemo kot aplikacijo, ki upravlja s človeško platjo HR. HRMS se običajno uporablja za ocenjevanje zadovoljstva zaposlenih s pomočjo anketnih obrazcev ali obrazcev za vnos podatkov. V mnogih organizacijah se uporablja za načrtovanje pregledov uspešnosti in za spremljanje pomislekov ali težav, ki so ugotovljena v teh pregledih. Nadalje poda oceno napredka zaposlenega pri odpravljanju teh pomislekov na podlagi naknadnih pregledov.

Informacijski sistem človeških virov

Po drugi strani informacijski sistem za človeške vire podrobneje spremlja informacije, povezane z zaposlenimi. Ne samo da hrani posodobljene kontaktne podatke, številko socialnega zavarovanja in odtegne davčne podatke zaposlenega, ampak tudi vzdržuje najnovejše informacije o ugodnostih, posodobljene potrebe po razporedu zaposlenih in udeležbo za vsak oddelek. HRIS se uporablja tudi za izračun stroškov zdravstvenega varstva vsakega zaposlenega in stopnje prometa. Prednosti tega sistema so, da prihrani čas, omogoča, da se osredotočite na upravljanje proizvodnega procesa, načrtovanje prodaje podjetja in iskanje novih trgov, da razširite svoje podjetje.

Vključevanje HRMS in HRIS

Organizacije običajno integrirajo oba sistema. Da bi se izognili zmedi, bi se morali strokovnjaki s človeškimi viri osredotočiti na HRMS kot ključno gonilo za njihove kadrovske odločitve. Na primer, lahko ga uporabite za določitev vrste usposabljanja, ki ga zaposleni potrebuje za dosego posebnih ciljev, ki so bili opredeljeni v pregledu uspešnosti.

Po drugi strani pa se lahko HRIS uporabi za določitev stroškov tega usposabljanja in verjetnih koristi v smislu dolarjev, ki jih organizacija verjetno prejme. Omogoča vam, da se odločite bolj previdno, ne pa zgolj zaposlenega na določenem usposabljanju in pozneje spoznate njegove ustrezne stroške. Zato za boljši in boljši postopek odločanja uporabite HRMS kot orodje za prepoznavanje svojih zahtev in nato uporabite HRIS za določitev pričakovanih stroškov in koristi izpolnjevanja teh zahtev.

Najboljša kadrovska aplikacija bo vedno vsebovala integrirane naloge HRMS in HRIS v en sam robusten sistem, saj uporabnikom omogoča, da z vsemi preprostimi koraki in znotraj natančno določenih parametrov opravijo vse pomembne kadrovske naloge. Posledično bo vodenje organizacije enostavno dostopalo do informacij zaposlenih, da bi sprejemalo odločitve o tem zaposlenem, prihranilo pa bo tudi stroške z zmanjšanjem števila ljudi, potrebnih za upravljanje človeških virov.